1.0
ABSTRAK
Kajian
yang dijalankan bertujuan mengenalpasti reka bentuk, menerangkan proses
pengorganisasian, menganalisis konsep pengorganisasian dan mengenalpastian gaya
kepimpinan yang dipraktikkan oleh organisasi, seramai 20 orang responden
dipilih. kajian ini menggunakan 4 kaedah kajian iaitu kaedah soal selidik
dengan memilih seramai 20 orang responden bagi mewakili 170 orang yang bekerja
dalam organisasi. Seterusnya, pengkaji menggunakan kaedah temu bual dengan
menebual pengurus atasan iaitu Setiausaha Majlis Daerah Lipis Mohd Pauzi Bin
Abu Hussain. Selain itu, pengkaji menggunakan kaedah rujukan dan pemerhatian
bagi mendapatkan maklumat tambahan tentang pengorganisasian dan gaya
kepimpinan. Dapatan kajian menunjukkan bahawa organisasi Majlis Daerah Lipis
menggunakan penjabatan jenis fungsian. Seterusnya terdapat pelbagai konsep
pengorganisasian yang diamalkan dalam organisasi. Antara konsep yang diamalkan
ialah autoriti lini, autoriti staf, tanggungjawab, pemencaran autoriti,
penugasan autoriti, rantaian arahan dan jangkauan kawalan. Gaya kepimpinan yang
diamalkan dalam organisasi ialah gaya kepimpinan demokratik manakala jenis
kepimpinan yang diamalkan dalam organisasi ialah jenis kepimpinan berwawasan.
Akhir sekali, pengorganisasian dan gaya kepimpinan yang baik dan berkesan
sangat penting bagi menjadikan organisasi lebih cemerlang dan bersistematik.
2.0 OBJEKTIF KAJIAN
Terdapat
4 objektif dalam menjalankan kajian ini, dan kajian yang dibuat adalah
berlandaskan kepada objektif yang telah disusun :
1. Mengenalpasti
reka bentuk organisasi yang digunakan oleh Majlis Daerah Lipis.
2. Menerangkan
proses pengorganisasian yang diamalkan oleh Majlis Daerah Lipis.
3. Menganalisis
konsep pengorganisasian yang diamalkan oleh Majlis Daerah Lipis.
4. Mengenalpasti
gaya kepimpinan yang dipraktikkan oleh pengurus atasan dalam organisasi Majlis
Daerah Lipis.
3.0 LATAR BELAKANG KAJIAN
3.1 PENGENALAN
Mengikut
pandangan Huczynski dan Buchanan yang merupakan tokoh perniagaan berpendapat
dalam karyanya ‘Organization Behavior’ sebuah organisasi terdiri daripada
beberapa gabungan manusia atau sekumpulan manusia yang melakukan pelbagai
aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Dengan erti
kata yang lain, pengorganisasian merupakan proses menyusun dan mengagihkan
sumber manusia dan sumber lain untuk melaksanakan tugas agar matlamat
organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan cekap dan berkesan.
Pengkaji
telah memilih organisasi Majlis Daerah Lipis sebagai kajiannya yang bertajuk
sistem pengorganisasian dan gaya kepimpinan yang diamalkan dalam Majlis Daerah
Lipis. Organisasi ini dipilih adalah untuk mengenalpasti reka bentuk
organisasi, menerangkan proses pengorganisasian yang diamalkan, menganalisis
konsep pengorganisasian yang digunakan dan mengenalpasti gaya kepimpinan yang
dipraktikkan oleh pengurus atasan Majlis Daerah Lipis.
Organisasi
Majlis Daerah Lipis merupakan kerajaan tempatan yang mentadbir Daerah Kuala
Lipis. Organisasi ini merupakan organisasi formal yang dibentuk berdasarkan
struktur peranan yang dikelolakan secara formal mengikut tingkat autoriti yang
telah ditetapkan dalam sesebuah pertubuhan. Organisasi Majlis Daerah Lipis
mempunyai misi dan visinya. Misinya ialah mewujudkan Bandar dan persekitaran
yang bersih dan bercahaya serta pembangunan terancang di samping mengekalkan
warisan sejarah. Manakala visinya pula ialah menjadikan Kuala Lipis sebuah
Bandar taman bersejarah yang maju, bersih, indah bercahaya dan pusat
pelancongan yang menarik di masa yang akan datang.
Menurut
pengurus atasan Majlis Daerah Lipis, terdapat banyak kepentingan
pengorganisasian kepada organisasinya. Antaranya ialah dapat membuat
penyelarasan antara bahagian. Hal ini kerana, setiap jabatan mempunyai objektif
yang berlainan antara jabatan. Oleh itu penyelarasan antara bahagian sangat
penting bagi mengelakkan berlaku masalah
pertindihan dalam pembahagian tugas. Selain tu juga, organisasi dapat
menetapkan bidang tugas. Setiap tugas hendaklah dilaksanakan oleh pekerja
mengikut bidang masing-masing. Oleh itu, pengorganisasian membolehkan seseorang
pekerja mengetahui tugas yang perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut
dengan sedaya upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh
organisasi. Seterusnya, dapat membentuk struktur organisasi. Hal ini, dapat
menghuraikan kedudukan setiap individu dengan jelas bagi setiap pekerja yang
terdapat dalam organisasi. Struktur organisasi dapat dijadikan panduan yang
jelas untuk membentuk sistem komunikasi yang berkesan dan membuat keputusan
yang efektif di samping dapat membantu mewujudkan sistem pelaporan yang lebih
sistematik, jelas, dan teratur dalam organisasi.
3.2 LOKASI KAJIAN
Dalam
menjalankan suatu kajian, lokasi merupakan satu elemen penting dalam
mendapatkan keseluruhan dapatan kajian. Oleh itu, pengkaji memilih lokasi
pejabat Majlis Daerah Lipis yang beroperasi di bangunan 4 tingkat Centerpoint
Kuala Lipis, Pahang sebagai kawasan kajiannya.
Pada
mulanya Majlis Daerah Lipis dikenali sebagai sebuah Lembaga Kesihatan atau
dikenali sebagai ‘sanitary board’ sehingga perang dunia kedua. Kemudian ianya
bergerak sebagai sebuah Lembaga Bandaran sehingga tahun 1959. Pada tahun
tersebut, telah diadakan pilihan Kerajaan Tempatan untuk memilih Ahli Majlis
bagi mentadbir penguasa tempatan ini sehinggalah kepada penubuhan Majlis Daerah
Lipis pada tahun 1982. Majlis Daerah Lipis ditubuhkan hasil daripada gabungan
beberapa buah penguasa tempatan iaitu Majlis Bandaran Kuala Lipis, Majlis
Tempatan Benta, Jerkoh dan Penjom serta pekan-pekan kecil seperti Padang
Tengku, Bukit Betong, Mela dan Merapoh.
Majlis
Daerah Lipis merupakan sebuah organisasi awam yang terlibat dalam aktiviti
perkhidmatan. Antaranya perkhidmatan pembandaran dan pelesenan, khidmat
pengurusan, pengurusan harta dan lain-lain lagi. Organisasi Majlis Daerah Lipis
mempunyai 170 orang staf yang terdiri daripada 40 orang staf bekerja di dalam
pejabat Majlis Daerah Lipis dan selebihnya bekerja di luar pejabat bagi
mencapai matlamat organisasi Majlis Daerah Lipis. Selain itu, Majlis Daerah
Lipis terdiri daripada 6 jabatan dan dibahagikan kepada beberapa bahagian bagi
mencapai objektif setiap jabatan yang telah ditetapkan. Seterusnya, saiz
keluasan pejabat Majlis Daerah Lipis adalah seluas 3 lot premis perniagaan yang
mengandungi 40 staf jabatan pengurusan termasuk pengurus atasan dalam
organisasi.
Bilangan
penduduk yang terdapat dalam kawasan operasi Majlis Daerah Lipis mengikut
Perangkaan pada tahun 1990 berjumlah 27,278 orang. Keluasan kawasan Majlis
Daerah Lipis meliputi seluruh daerah Lipis iaitu seluas 5,168 km persegi
kecuali kawasan hutan simpan. Kawasan operasinya ialah 159.1 km persegi,
manakala keluasan kawasan Majlis Daerah Lipis ialah 1,777.9 km persegi dan
kawasan keseluruhan Majlis Daerah Lipis adalah seluas 3,206 km persegi dan
selebihnya iaitu 3,206 km persegi ialah kawasan hutan simpan.
Seterusnya,
pejabat Majlis Daerah Lipis merupakan lokasi yang strategik, kerana organisasi
ni terletak berhampiran dengan Bandar utama Kuala Lipis. Hal ini akan
memudahkan penduduk sekitar daerah Kuala Lipis membuat pembayaran cukai dan
membuat transaksi untuk membuka perniagaan di Kuala Lipis. Oleh itu, penduduk perlu berurusan dengan
pihak Majlis Daerah Lipis bagi mendapatkan lesen dan premis perniagaan. Selain
itu, di lokasi kajian ini terdapat pelbagai kemudahan infrastruktur. Antaranya
jalan raya, bas, teksi, kemudahan internet di siber kafe, kedai makan,
pasaraya, hotel, rumah sewa dan sebagainya. Dengan adanya kemudahan ini, akan
memudahkan dan menarik minat penduduk untuk berurusan dengan Majlis Daerah Lipis.
Peta
1: Menunjukkan lokasi organisasi Majlis Daerah Lipis
4.0 KAEDAH KAJIAN
4.1 Soal Selidik
Kaedah soal selidik merupakan kaedah
utama dalam mengumpulkan data primer. Penggunaan borang soal selidik adalah
untuk mengenalpasti gaya kepimpinan pengurus atasan yang diberikan kepada 20
orang responden yang terdiri daripada staf-staf yang terdapat dalam pejabat
Majlis Daerah Lipis. Seterusnya borang soal selidik digunakan untuk mengkaji
konsep pengorganisasian yang diguna oleh pihak atasan dalam mengendalikan
organisasi Majlis Daerah Lipis yang dijawab oleh pengurus atasan iaitu Setiausaha
Majlis Daerah Lipis. Borang soal selidik gaya kepimpinan mempunyai 3 bahagian
iaitu bahagian A, B, dan C. Bahagian A ialah bahagian demografi yang terdiri
daripada maklumat peribadi responden, manakala bahagian B mengenai jenis kuasa
yang terdapat pada pengurus atasan dan bahagian C terdiri daripada gaya
kepimpinan yang diamalkan oleh pengurus atasan Majlis Daerah Lipis. Borang soal
selidik ini berbentuk tertutup bagi mendapatkan maklum balas yang tepat dan
mudah diproses semasa analisa. Manakala soalan yang berbentuk terbuka pula
memberikan kebebasan kepada responden untuk menjawab soalan dengan pelbagai dan
sesuai mengikut pandangan mereka.
4.2 Temu Bual
Kaedah temu bual merupakan satu
kaedah dimana berlaku soal jawab pengkaji dengan pengurus atasan iaitu Setiausaha
Majlis Daerah Lipis, Mohd Pauzi Bin Haji Abu Hussain. Kaedah ini digunakan
untuk mendapatkan keterangan yang berkaitan dengan kajian yang dilakukan oleh
pengkaji. Melalui wawancara ini, pengkaji dapat mengenal pasti isi penting yang
perlu ditulis dalam dapatan kajian pengkaji. Soalan yang diajukan juga lebih
kepada bentuk penerangan bagi mendapatkan keterangan dengan lebih lanjut
tentang pengorganisasian , proses pengorganisasian dan reka bentuk organisasi.
4.3 Rujukan
Kaedah ini digunakan untuk mencari
maklumat berkaitan dengan definisi pengorganisasian dan gaya kepimpinan.
Rujukan diperolehi melalui ,buku rujukan STPM penggal 2. Selain itu, pengkaji
mengguna rujukan untuk melawati laman-laman blog Pengajian perniagaan dan
portal rasmi Majlis Daerah Lipis bagi mendapatkan maklumat tambahan yang
terkandung dalam laman-laman dan portal rasmi tersebut.
4.4 Pemerhatian
Kaedah pemerhatian adalah kaedah
yang tidak perlu menggunakan peralatan moden yang juga merupakan alternatif
yang terdapat dalam pengurusan data selain soal selidik, temu bual dan rujukan.
Kaedah ini digunakan untuk melihat reka bentuk organisasi dan gaya kepimpinan
yang diamalkan oleh pengurus atasan Majlis Daerah Lipis melalui penjelasan
pengurus atasan tentang Majlis Daerah Lipis melalui temubual yang dijalankan.
5.0 DAPATAN KAJIAN DAN
PERBICANGAN
5.1 Reka Bentuk
Organisasi
Majlis Daerah Lipis menggunakan penjabatan jenis fungsian. Hal ini dijelaskan
melalui carta organisasi Majlis Daerah Lipis yang diketuai oleh Dato’ Haji
Mohammad Noor Bin Abdul Rani, DIMP, SAP, AAP, AMP, AMN, PKC, PJK yang dibantu
oleh setiausaha Majlis Daerah Lipis iaitu Mohd Pauzi Bin Abu Hussaini, AMP.
Pengorganisasian ini terbahagi kepada 6 jabatan iaitu jabatan khidmat
pengurusan, jabatan pembendaharaan, jabatan penilaian dan pengurusan harta,
jabatan kejuteraaan, jabatan perancangan
pembangunan landskap dan jabatan perkhidmatan perancangan dan pelesenan.
Di
dalam jabatan khidmat pengurusan pula terbahagi kepada 6 bahagian yang terdiri
daripada bahagian pentadbiran dan sumber manusia, bahagian teknologi maklumat,
bahagian penguatkuasaan, bahagian sewaan dewan peralatan dan majlis, bahagian
pelancongan dan zoo Lipis dan bahagian sewaan premis. Setiap bahagian mempunyai
tugas dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan oleh pekerja-pekerja bawahan
Majlis Daerah Lipis bagi mencapai objektif jabatan iaitu mengurus dan mentadbir
Majlis dengan mempertingkatkan mutu perkhidmatan dan kecekapan dalam kalangan
pegawai dan kakitangan dengan mewujudkan sistem pengawasan yang akan
menyelaraskan semua dasar-dasar kerajaan di peringkat kerajaan negeri dan
kerajaan pusat supaya aspirasi rakyat tercapai.
Seterusnya
, jabatan pembendaharaan pula terbahagi kepada 4 bahagian dan diberi tugasan
bagi setiap bahagian iaitu bahagian akaun dan belanjawan berperanan untuk
mengawal urusniaga, sistem perakaunan dan mengawal belanjawan tahunan Majlis
serta merancang dan menguruskan aliran wang tunai Majlis. Manakala bahagian
kewangan am pula berperanan mengurus dan menerima kutipan hasil di kauter
Majlis. Bahagian letak kereta pula berperanan untuk mengurus system letak
kereta dan bahagian perniagaan rumah rehat berperanan untuk menguruskan
perniagaan rumah rehat.
Jabatan
penilaian dan pengurusan harta pula terdiri daripada 4 bahagian iaitu bahagian
pungutan cukai berperanan mengeluarkan bil-bil, notis-notis yang berkaitan
dengan cukai taksiran. Bahagian pengurusan harta pula berperanan membuat
penilaian insuran ke atas bangunan-bangunan Majlis. Manakala bahagian penilaian
harta berperanan membuat penilaian ke atas semua harta di dalam kawasan Majlis
dan bahagian bangunan dan harta berperanan untuk menganalisis kesempurnaan penyelenggaraan
dan pengurusan bangunan dan harta bersama mengikut undang-undang akta 663.
Seterusnya,
jabatan kejuteraan pula terbahagi kepada 4 bahagian iaitu bahagian kawalan
bangunan yang berperanan memberi ulasan pelan pembangunan. Manakala bahagian
pengurusan penyelenggaraan kenderaaan berperanan menguruskan penyelenggaraan
dan penggunaan kereta. Bahagian pengurusan projek dan penyelenggaraan pula
berperanan membaiki dan menyelenggara bangunan-bangunan dan harta Majlis dan
bahagian elektrik dan mekanikal penebangan pokok menguruskan pemasangan dan penyelenggaraan
lampu-lampu jalan dan hiasan.
Jabatan
perancangan, pembangunan dan landskap terbahagi 2 bahagian iaitu bahagian
perancangan yang berperanan merancang pembangunan dalam kawasan Majlis Daerah
Lipis manakala bahagian landskap seni taman dan tapak semaian berperanan
merancang dan menyelenggara taman-taman dan landskap dalam kawasan Majlis dan
mengurus tapak semaian. Hal ini adalah untuk mencapai objektif jabatan iaitu
mendorong hasrat kerajaan dan Majlis Daerah Lipis untuk menjadikan Bandar Lipis
sebuah Bandar taman yang bersih dan mudah.
Jabatan
perkhidmatan dan pembandaran dan pelesenan terbahagi kepada 2 bahagian iaitu
bahagian pelesenan yang berperanan mengawal pelesenan, tred penjaja dan
lain-lain perniagaan. Manakala bahagian kesihatan awam, kebersihan dan kawalan
vektor berperanan merancang dan menyediakan perkhidmatan perbandaran yang
cekap, berkualiti dan memuaskan hati penduduk.
Terdapat
banyak kelebihan menggunakan penjabatan jenis fungsian antaranya mudah membuat
penyeliaaan. ketua jabatan mudah menyelia pekerja bawahan kerana ketua dan
pekerja akan melakukan tugas yang sama. Pengetahuan dan pengalaman kerja yang
sama memudahkan penyeliaan dijalankan secara berkesan. Selain itu jga, organisasi
dapat menggalakkan penggemblengan kepakaran khusus disamping dapat meningkatkan
kecekapan pekerja. Hal ini akan membolehkan kos aktiviti diminimumkan di
samping dapat mengekalkan tahap kualiti perhidmatan yang ditawarkan.
Carta 1 :
menunjukkan carta organisasi jenis fungsian yang diamalkan oleh organisasi MDL
5.2 PROSES
PENGORGANISASIAN
Proses
pengorganisasian merupakan proses mengagihkan tugas kepada jabatan-jabatan,
terdapat 5 langkah yang perlu diikuti untuk membolehkan fungsi ini
dilaksanakan secara berkesan.
Rajah
1 : Menunjukkan proses pengorganisasian
5.2.1 Penetuan Objektif
Penentuan objektif merupakan proses
awal yang perlu dilakukan oleh pengurus atasan bagi mengenal pasti objektif
organisasi setiap jabatan dalam organisasi. Matlamat dan objektif ditetapkan
berdasarkan kemampuan dan kebolehan organisasi dan jabatan untuk mencapai
objektif tersebut. Selain itu juga, pengurus juga harus mengenal pasti sumber
yang perlu ada dan tugas yang perlu dilaksanakan untuk mencapai objektif
berkenaan. Contohnya Majlis Daerah Lipis menetapkan beberapa objektif yang
perlu dicapai dan objektif utama yang harus dicapai ialah mempertingkatkan
kebersihan, keindahan dan pencahayaan dan memastikan pembangunan terkawal dan
terancang. Oleh itu organisasi Majlis Daerah Lipis telah mengenal pasti
aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan bagi mencapai objektif yang telah
ditetapkan.
5.2.2 Pengenalpastian
Aktiviti
Pengurus
akan mengenal pasti secara khusus aktiviti-aktiviti yang terlibat dalam usaha
mencapai objektif yang ditetapkan. Hal ini termasuk menyenaraikan dan
membahagikan aktiviti kepada aktiviti utama dan sampingan. Contohnya organisasi
Majlis Daerah Lipis telah mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang perlu
dilaksanakan oleh pekerja-pekerjanya. Ia dilakukan dengan menyenaraikan dan
membahagikan aktiviti kepada semua jabatan yang terdapat dalam organisasi
supaya objekif utama Majlis Daerah Lipis dapat dicapai.
BAHAGIAN
|
AKIVITI
|
Pengurusan
penyelenggaran kenderaan
|
Menguruskan penyelenggaraan
dan penggunaan kenderaan
|
Pengurusan
penyelenggaraan
|
Membaiki dan
menyelenggara bangunan-bangunan dan harta majlis
|
Jadual
2 : Menunjukkan pengenalpastian aktiviti dalam organisasi
5.2.3 Pengelasan
Aktiviti
Pengelasan
aktiviti merujuk kepada kerja menyusun aktiviti mengikut kemahiran dan
kecekapan pekerja atau kriteria tertentu. Dalam sesebuah organisasi, pelbagai
aktiviti perlu dilakukan untuk mencapai objektif yang telah ditetapkan dan
pelbagai kemahiran perlu miliki pekerja untuk melaksanakan aktiviti tersebut.
Contohnya organisasi Majlis Daerah Lipis telah mengelaskan beberapa aktiviti
kepada setiap jabatan. Misalnya aktiviti utama jabatan perancangan pembangunan
dan landskap ialah merancang dan menyelenggara taman-taman dan landskap dalam
kawasan majlis.
JABATAN
PERANCANGAN PEMBANGUNAN DAN LANDSKAP BAGI BAHAGIAN PERANCANGAN
|
·
Merancang pembangunan dalam kawasan Majlis
|
·
Menyediakan dan
membantu rancangan struktur, Rancangan Tempatan dan Rancangan kawasan khas
|
·
Menyemak dasar-dasar
yang disediakan untuk diperbaiki dan dikemaskini dari masa ke masa
|
·
Memberi ulasan
kawalan pembangunan
|
·
Melaksanakan
dasar-dasar, program dan arahan-arahan berkaitan perancangan Bandar
|
Jadual
3 : Menunjukkan pengelasan aktiviti dalam organisasi
5.2.4 Pengelompokkan
Aktiviti
Pengelompokan
aktiviti merujuk kepada proses mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang berkaitan
dalam bahagian tertentu. Contohnya , aktiviti yang sepadan dari segi fungsi
akan dikelompokkan untuk membentuk satu bahagian kerja formal. Aktiviti jabatan
perancangan dan pembangunan landskap boleh dikelompokkan dalam 2 bahagian iaitu
bahagian perancangan akan merancang pembangunan dalam kawasan majlis dan
menyediakan serta memantau rancangan struktur, rancangan tempatan dan rancangan
kawasan khas. Manakala bahagian landskap seni taman dan taman semaian pula akan
mengurus tapak semaian dan kebersihan landskap.
Rajah
2 : yang menunjukkan pengelompokkan aktviti dalam organisasi
5.2.5 Pengagihan Tugas,
Autoriti Dan Tanggujawab
Peringkat
ini merupakan peringkat ynag terakhir dalam proses pengorganisasian, pengurusan
atasan akan mengagihkan tugas kepada ketua jabatan dan memberi penerangan
tentang sasaran yang perlu dicapai oleh setiap jabatan. Manakala ketua setiap
jabatan pula akan mengagihkan tugas kepada pekerja mereka mengikut kemahiran
yang dimiliki setiap pekerja. Contohnya ketua jabatan perancangan dan
pembangunan landskap akan memberi tugas kepada setiap pekerja berdasarkan
kemahiran yang mereka ada kepada beberapa bahagian. Misalnya dalam bahagian
landskap dan taman semaian diberi tugas dalam penanaman pokok-pokok bunga,
membersihkan kawasan semaian dan lain-lain lagi manakala ketua dalam jabatan
kejuteraan pula bertindak memberi tugas kepada pekerja dalam bahagian elektrik
dan mekanikal untuk mengurus pemasangan dan penyelenggaran lampu-lampu hiasan
di kawasan Bandar Kuala Lipis. seterusnya autoriti dan tanggungjawab diberikan
kepada pekerja agar dapat melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan dan
menentukan hubungan majikan dengan pekerjanya melalui rantaian arahan.
Contohnya ketua jabatan dilantik oleh YDP yang bertindak menjadi orang
pertengahan antara majikan dengan pekerja-pekerjanya. Hal ini, bagi memudahkan proses penerimaan dan
pemberian maklumat kepada majikan Majlis Daerah Lipis dan pekerja-pekerjanya.
Jabatan
|
Bahagian
|
Nama
|
Jawatan
|
Tugas
|
Perancangan
pembangunan dan landskap
|
perancangan
|
Saiful Ridhuan Bin
Abdul Mustaffar
|
Ketua bahagian J17
|
Merancang pembangunan
dalam kawasan majlis
|
Landskap seni taman /
tapak semaian
|
Siti Rahayu Binti
Abdul Razak
|
Pekerja rendah awam
R1
|
Mengurus tapak
semaian dan membersihkan landskap
|
Kejuteraan
|
Elektrik dan
mekanikal
|
Abdul Hamid Bin
Hassan
|
Pekerja rendah awam
R1
|
Mengurus pemasangan
dan penyelenggaraan lampu-lampu hiasan
|
Pembinaan dan
penyelenggaraan
|
Asri Bin Salleh
|
Pekerja rendah awam
R1
|
Membaiki
bangunan-bangunan dan harta majlis
|
Jadual
4 : Menunjukkan pengagihan autoriti dan tanggujawab
FAIL
MEJA
Kebaikan
fail meja kepada organisasi ialah sebagai alat
pengurusan yang dijadikan sebagai garis panduan dalam membuat sesuatu
keputusan. Selain tu, dapat meningkatkan tahap kecekapan dan produktiviti
seseorang pekerja dan organisasi secara keseluruhannya. Seterusnya , dapat
menambahkan kefahaman tentang matlamat kerja dan objektif organisasi di samping
dapat meningkatkan hubungan antara pekerja dengan pengurus.
5.3 KONSEP
PENGORGANISASIAN
Terdapat
pelbagai konsep pengorganisasian yang diamalkan oleh organisasi Majlis Daerah
Lipis yang dikenal pasti melalui borang soal selidik yang diedarkan. Antaranya
ialah:
5.3.1 Autoriti Lini
Autoriti
lini merujuk kepada hak yang dimiliki seseorang pengurus bahagian dalam
organisasi untuk membuat keputusan. Pengurus bahagian bertanggungjawab untuk
melaksanakan aktiviti utama organisasi dan membolehkan pengurus bahagian
membuat keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan aktiviti utama organisasi.
Contohnya organisai Majlis Daerah Lipis iaitu pengurus di jabatan kejuteraan
mengarahkan pekerjanya memasang lampu hiasan di kawasan yang sering dilalui dan
menjadi tumpuan oleh pelancong luar dan penduduk di kawasan daerah Lipis,
5.3.2 Autoriti Staf
Autoriti
staf merujuk kepada hak untuk memberi nasihat kepada fungsi lini dalam
organisasi berdasarkan pengkhususan dan kepakaran yang dimiliki setiap fungsi.
Contohnya organisasi Majlis Daerah Lipis iaitu unit OSC mempunyai autoriti staf. Tugas
utamanya ialah menyelaras permohonan pelan-pelan kemajuan dan memberi nasihat
kepada YDP sebelum pelan-pelan kemajuan diluluskan. Selain itu unit
undang-undang juga mempunyai autoriti staf yang mana tugas utamanya ialah
mengubal dan meminda undang-undang kecil, peraturan, perintah dan kaedah dan
memberi nasihat kepada setiausaha sebelum mengarah kepada setiap jabatan
melaksanakan undang-undang kecil seperti pengutipan cukai.
Carta
2 : Menunjukkan autoriti lini dan staf yang diamalkan dalam organisasi
5.3.3 Tanggungjawab
Tanggungjawab
merupakan tugas yang diagihkan kepada seseorang individu dan tugas itu wajib
dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh individu yang berkenaan. Contohnya organisasi
Majlis Daerah Lipis iaitu jabatan perancangan pembangunan landskap dalam
bahagian lanskap seni taman dan landskap diberi tanggungjawab untuk menyiapkan
seni taman dalam masa sebulan sebelum berpindah ke seni taman yang lain.
Nama
|
Jawatan
|
Tanggungjawab
|
Zabariah Binti Razali
|
Pembantu Tadbir N22
|
Memantau dan
mengarahkan pekerja-pekerja dalam melakukan tugas
|
Mohd Fuad Bin Othman
|
Pekerja Rendah Awam
R1
|
Menyiram pokok-pokok
bunga
|
Ramayee A/P Varuthan
|
Pekerja Rendah Awam
R1
|
Membaja, dan
mengembur pokok-pokok bunga
|
Mah Kalsom Binti
Ismail
|
Pekerja rendah awam
R1
|
Membersih
rumpu-rumput yang terdapat di sekeliling pokok-pokok bunga
|
Jadual 5 : Menunjukkan
agihan tanggungjawab staf Majlis Daerah Lipis
5.3.4 Pemencaran
Autoriti
Pemencaran
autoriti merupakan hak membuat keputusan diagihkan kepada individu yang berada
dalam lingkungan struktur organisasi tetapi autoriti tertinggi masih dipegang
oleh pengurus atasan. Contohnya dalam organisasi Majlis Daerah Lipis iaitu
ketua jabatan, memberi kuasa kepada ketua setiap bahagian yang juga dikendali
sebagai mandur untuk memantau pekerja-pekerja yang lain supaya melakukan tugas
yang telah ditetapkan, di samping dapat mengelakkan pekerja-pekerja bawahan
memonteng semasa berkerja.
Carta
3 : Menunjukkan pemencaran autoriti yang diamalkan dalam organisasi
5.3.5 Penugasan
Autoriti
Penugasan
autoriti merupakan pengagihan tanggungjawab daripada seorang ketua kepada pekerja.
Setiap pengurus harus melaksanakan penugasan autoriti untuk mengelakkan
mana-mana individu dalam organisasi memikul tanggungjawab yang terlalu berat. Contohnya
organisasi Majlis Daerah Lipis iaitu ketua setiap jabatan melakukan penugasan
autoriti kepada pekerja bawahannya dengan memilih pekerja yang
berkebolehan untuk memegang autoriti.
Ketua bahagian perancangan memberi penjelasan yang terperinci mengenai tugas yang
perlu dilakukan oleh pekerja bawahannya dan memaklumkan harapan dan jangkaannya
daripada pelaksanaan tanggujawab tersebut
Nama ketua bahagian
|
Nama orang yang
diberi autoriti
|
Zuriadah Binti Abdul
Razak
|
Roziah Bin Mohd
Razali
|
Ahmad Shah Rzal Bin
Mohamed
|
Saifudhuan Bin Ahmad
Mustaffar
|
Shaharini Binti Omar
|
Zalmiah Bin Abdul
Rahim
|
Kamaruliza Bin Mohd
Kamal
|
Rashidah Binti
baharom
|
Jadual
6 : Menunjukkan penugasan autoriti yang diamalkan dalam organisasi
5.3.6 Rantaian Arahan
Rantaian
arahan merupakan hubungan langsung antara ketua dengan pekerja.rantaian arahan
ditunjukkan melalui aliran autoriti dan tanggungjawab dalam satu bentuk garisan
bersambung daripada pengurusan atasan kepada pihak pengurusan bahagian.
Contohnya organisasi Majlis Daerah Lipis iaitu setiausaha boleh menerima arahan
daripada YDP, sementara ketua setiap jabatan pula boleh menerima arahan
daripada setiausaha. Manakala ketua setiap bahagian boleh menerima arahan
daripada ketua jabatan dan pekerja-pekerja bawahan boleh menerima arahan
daripada ketua bahagian berdasarkan satu arahan dan prinsip skala.
Rajah
3 : Menunjukkan rantaian arahan yang diamalkan dalam organisasi
5.3.7 Jangkauan Kawalan
Jangkaun
kawalan merujuk kepada bilangan staf atau pekerja bawahan yang berada dibawah
kawalan seorang ketua. Terdapat 3 jenis kawalan iaitu kawalan luas merupakan
bilangan pekerja yang banyak diletakkan di bawah kawalan seorang ketua.
Manakala kawalan sempit yang merupakan
bilangan pekerja yang sedikit diletakkan di bawah kawalan seorang ketua sahaja
dan jangkauan kawalan sederhana pula merupakan bilangan pekerja yang diletakkan
dibawah adalah sederhana iaitu tidak terlalu banyak atau telalu sedikit.
Organisasi Majlis Daerah Lipis menggunakan jangkaun kawalan sederhana
berdasarkan pemerhatian yang dilakukan ke atas carta organisasi.
Carta
4 : Menunjukkan jangkaun kawalan sederhana yang diamalkan dalam organisasi
5.4 JENIS KUASA
Kuasa
merupakan satu kebolehan dan keupayaan yang ada pada seseorang pemimpin untuk
mempengaruhi pengikut melaksanakan suatu tindakan supaya matlamat pemimpin
tersebut dapat dicapai. Menurut pandangan Davis, kuasa diperolehi oleh pemimpin
atas dasar personaliti, aktiviti dan juga keadaan di mana ianya beroperasi.
Terdapat lima jenis kuasa iaitu kuasa sah, kuasa ganjaran, kuasa rujukan, kuasa
kepakaran dan kuasa desakan.
Bidang / Unit
|
Nama
|
Tanggujawab
|
Kuasa sah
|
YDP Haji Mohamad Noor
Bin Abdul Rani DMP, SAP, AMP, AMN, PKC, PJK
|
Merancang dan
mentadbir pembandaran dan kemudahan-kemudahan perbandaran Daerah Lipis
|
Kuasa ganjaran
|
YDP Haji Mohamad Noor
Bin Abdul Rani DMP, SAP, AMP, AMN, PKC, PJK
|
Memberi ganjaran
kepada pekerja-pekerjanya yang menunjukkan prestasi kerja yang baik
berdasarkan markah yang telah diambil bagi setiap pekeja
|
Kuasa desakan
|
YDP Haji Mohamad Noor
Bin Abdul Rani DMP, SAP, AMP, AMN, PKC, PJK
|
Memberi amaran kepada
pekerja yang melanggar peraturan semasa bekerja
|
Kuasa rujukan
|
Ketua-ketua jabatan
|
Memberi tunjuk ajar
kepada pekerja-pekerja bawahan
|
Kuasa kepakaran
|
Setiausaha Mohd Pauzi
Bin Haji Abu Hussain, AMP
|
Mempengaruhi tindak
tanduk pejalanan organisasi agar misi, visi dan objektif organisasi tercapai
|
Jadual
7 : Menunjukkan kuasa-kuasa yang dimiliki oleh staf yang terdapat dalam
oragnisasi.
5.4.1 Kuasa sah.
Kuasa
sah ialah satu punca kuasa yang diperoleh pemimpin melalui sumber jawatan yang
dimiliki dan diiktirafkan oleh organisasi. Seseorang akan dilantik melalui
syarat dan prosedur tertentu yang telah ditetapkan oleh organisasi. Kuasa
pemimpin yang dilantik itu tertakluk kepada hierarki struktur penjawatan di
dalam organisasi yang bersandarkan pada aktiviti, polisi, program dan peraturan
.pemimpin yang memiliki kuasa sah mempunyai kuasa memberi arahan dan
mempengaruhi tindakan para pekerja. Contohnya kuasa sah yang dimiliki dalam
organisasi Majlis Daerah Lipis berdasarkan borang soal selidik yang diedarkan
kepada staf, majoriti mengatakan bahawa kuasa sah dimiliki oleh Yang Dipertua
Majlis Daerah Lipis iaitu Dato Haji Mohamad Noor Bin Abdul Rani yang bertindak
memberi arahan yang jelas kepada pekerja-pekerja yang mengetuai setiap jabatan
untuk melaksanakan sebarang aktiviti berdasarkan objektif yang ingin dicapai
dalam Majlis Daerah Lipis.
5.4.2 Kuasa ganjaran
Kuasa
ganjaran merupakan keupayaan seseorang pemimpin memberi ganjaran kepada para
pekerja jika berjaya mencapai matlamat seseorang pemimpin. Ganjaran yang
diberikan oleh pemimpin kepada para pekerja terdapat dalam bentuk kewangan dan
bukan kewangan. Antaranya kenaikan gaji, kenaikan pangkat, anugerah cemerlang
perkhidmatan sebagainya. Contohnya, kuasa ganjaran yang dimiliki oleh Majlis
Daerah Lipis berdasarkan borang soal
selidik, majoriti mengatakan bahawa kuasa tersebut dimiliki oleh Yang Dipertua
Dato Haji Mohamad Noor Bin Abdul Rani yang bertindak memberi ganjaran
berdasarkan prestasi kerja yang ditunjukkan oleh pekerjanya. Ganjaran diberikan
dalam secara tahunan dan bulanan berdasarkan prestasi kerja yang dinilai
mengikut prosedur organisasi yang ditetapkan. Ganjaran tahunan dilakukan pada
akhir tahun dan diberikan dalam bentuk wang tunai RM 1 000 berserta plat.
Selain itu, terdapat juga ganjaran yang berbentuk pakej pencutian ke luar
negara mengikut bajet yang telah ditetapkan. Manakala bulanan pula dilakukan
pada setiap akhir bulan dan diberikan dalam bentuk ganjaran yang tertentu.
5.4.3 Kuasa desakan
Kuasa
desakan memberi keupayaan kepada pemimpin untuk memaksa pekerja agar mematuhi
keputusan dan tindakan pemimpin bagi mengelakkan sebarang hukuman dikenakan ke
atas mereka sekiranya para pekerja gagal mematuhi arahan yang diberikan kepada
mereka. Pelbagai tindakan hukuman yang boleh dilaksanakan oleh pemimpin
antaranya disekat kenaikan gaji, diberhentikan perkhidmatan pekerja, tidak
dinaikkan pangkat dan sebagainya. Contohnya kuasa desakan yang dimiliki oleh
Majlis Daerah Lipis ialah Yang Dipertua Dato haji Mohamad bin Abdul Rani. YDP
akan memberi arahan kepada pekerja yang datang lewat 3 kali berturut-turut
berdasarkan rekod kehadiran pekerja. YDP juga akan melakukan desakan kepada
pekerja yang sering melanggar peraturan semasa kerja dengan memberhentikan
pekerja tersebut.
5.4.4 Kuasa rujukan
Kuasa
rujukan bermaksud pemimpin menjadi tempat rujukan untuk mempengaruhi pekerja
melakukan sesuatu perkara dan mendengar masalah pekerja serta memberikan
dorongan kepada pekerja. Contohnya kuasa rujukan yang diberi oleh Majlis Daerah
Lipis ialah ketua jabatan. Setiap ketua jabatan akan memainkan peranan sebagai
rujukan pekerja-pekerja bawahannya jika mereka mengalami kemuskilan dalam
melakukan aktiviti dalam yang telah ditetapkan dalam jabatan.
5.4.5 Kuasa kepakaran
Kuasa
kepakaran digunakan apabila pemimpin mempunyai kepakaran, ilmu, dan kemahiran
yang tidak dimiliki oleh staf lain. Contonya kuasa kepakaran dalam organisasi
Majlis Daerah Lipis ialah Setiausaha iaitu Mohd Pauzi Bin Haji Abu Hussain
boleh menggunakan kemahiran dan kepakaran serta pengalaman yang ada untuk
mempengaruhi tindak tanduk perjalanan sesebuah organisasi. Hal ini kerana
beliau telah bekerja dalam organisasi selama 23 tahun.
5.5 JENIS KEPIMPINAN
Terdapat
4 jenis kepimpinan iaitu kepimpinan karismatik yang merupakan kebolehan yang
ada pada diri seseorang pemimpin dalam mempengaruhi pengikut untuk mencapai
sesuatu matlamat organisasi. Seterusnya jenis kepimpinan transactional
menekankan pada pemberian arahan daripada pemimpin kepada pekerja untuk
mencapai matlamat sesuatu pemimpin. Seterusnya kepimpinan transformational
merujuk kepada satu proses seseorang pemimpin mempengaruhi para pekerjanya
melakukukan perubahan dalam sesebuah organisasi. Jenis kepimpinan yang terakhir
ialah kepimpinan berwawasan.
Melalui pemerhatian yang dilakukan semasa sesi
temubual bersama pengurus atasan, pengkaji dapat memberikan kesimpulan bahawa
jenis kepimpinan yang digunakan dalam organisasi Majlis Daerah Lipis ialah
jenis kepimpinan berwawasan. Menurut Robbins, pemimpin berwawasan harus
mempunyai kemahiran mengenalpasti wawasan, menerangkan wawasan kepada orang
lain, menyampaikan wawasan melalui pertuturan dan perilaku serta menyalurkan
wawasan kepada bentuk yang berlainan. Dengan erti kata yang lain, kepimpinan
berawasan ialah seseorang pemimpin berupaya membayangkan masa hadapan dalam
pencapaian dan penetapan setiap matlamat. Contohnya, semasa sesi temu bual yang
dijalankan setiausaha Majlis Daerah Lipis membayangkan masa hadapan bahawa
organisasinya ingin menjadikan Bandar Lipis yang maju melalui aktiviti pembangunan Bandar menjelang tahun 2020 di
samping dijadikan tempat pelancongan, kerana adanya bangunan-bangunan
bersejarah yang ditinggalkan dan ditubuhkan oleh penjajah pada masa itu.
Pembangunan Daerah Lipis akan dijalankan dari semasa ke semasa. Hal ini kerana
misi bagi organisasi Majlis Daerah Lipis ialah mewujudkan Bandar dan
persekitaran yang bersih, indah dan bercahaya serta pembangunan yang terancang
disamping mengekalkan warisan sejarah. Manakala visi bagi organisasi ini ialah
mewujudkan sebuah bandar taman bersejarah yang maju, bersih, indah dan
bercahaya dan pusat pelancongan yang menarik.
5.6 GAYA KEPIMPINAN
Menurut
Luthan, kepimpinan ialah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi individu lain
supaya melakukan sesuatu yang diinginkan oleh individu tersebut. Luthan turut
menyatakan pemimpin ialah individu yang mampu mempengaruhi individu lain untuk
melakukan apa yang dikehendaki individu tersebut. Dengan erti kata lain,
kepimpinan ialah satu proses yang dilakukan oleh seseorang pengurus untuk
mempengaruhi aktiviti individu dalam usaha mencapai matlamat yang telah
ditetapkan.
Dalam
mencapai matlamat sesebuah organisasi, pemimpin perlu proaktif melalui aspek
keberkesanan gaya kepimpinannya terhadap pekerja. Seseorang pemimpin tidak
semestinya, hanya seorang pengarah ataupun seseorang yang memegang jawatan
tertinggi dalam organisasi. Tetapi mereka yang mampu mempengaruhi organisasi ke
arah pencapaian matlamat yang juga boleh diklafikasikan sebagai pemimpin
berasaskan kemampuan memimpin mengunakan kebijaksanaan, kemahiran, pengalaman
dan sebagainya.
Menurut
Fiedler gaya kepimpinan ialah malamat dan keperluan dalam situasi-situasi yang
berbeza. Perbezaan ini penting kerana tingkah laku seseorang berubah daripada
sesuatu situasi yang lain. Menurut Blake dan Mouton gaya kepimpinan mempunyai 4
jenis gaya yang terdiri daripada gaya kepimpinan Autokratik, gaya kepimpinan
Demokratik, gaya kepimpinan Lassaiz-Faire dan gaya kepimpinan Kontingensi.
Gaya
kepimpinan autoratik merupakan pemimpin yang membuat keputusan dan bertindak
atas keputusan yang dibuat secara keseorangan, manakala pekerja bawahan tidak
terlibat secara langsung dalam proses membuat keputusan kerana pandangan mereka
tidak diambil kira. Pemimpin Cuma memaklumkan kepada pekerja tentang keputusan
yang telah dibuat dan pekerja hanya perlu melaksanakan keputusan yang telah
diambil. Seterusnya, gaya kepimpinan demokratik merapakan seorang pemimpin akan
melibatkan staf bawahan dalam proses membuat keputusan. Pekerja digalakkan
untuk berkongsi pendapat dan pandangan mereka masing-masing.manakala, gaya
kepimpinan Lassaiz-Faire diamalkan oleh organisasi apabila ketua tidak campur
tangan dalam urusan pekerja dan membenarkan staf bawahan untuk membuat
keputusan sendiri. Seterusnya, gaya kepimpinan kontigensi merujuk kepada gaya
kepimpinan yang disesuaikan mengikut keadaan atau situasi dengan melihat kepada
elemen-elemen persekitaran. Tidak ketinggalan juga, organisasi Majlis Daerah
Lipis juga mengamalkan gaya kepimpinan bagi mencapai objektif utama yang telah
ditetapkan dalam organisasi. Oleh itu, pengkaji telah mengedar satu set borang
soal selidik yang mengandungi jenis kuasa dan beberapa soalan mengenai gaya
kepimpinan. Borang selidik tersebut diberikan kepada pekerja-pekerja Majlis
Daerah bagi menilai jenis gaya kepimpinan yang diamalkan dalam organisasi
Majlis Daerah Lipis. borang soal selidik.
Bil
|
Perkara
|
Ya
|
Tidak
|
AUTOKRATIK
|
1
|
Ketua
saya selalu suka mengarah
|
|
|
2
|
Segala
keputusan ketua saya dibuat tanpa berbincang
|
|
|
3
|
Ketua
sukar untuk menerima pendapat pekerja
|
|
|
DEMOKRATIK
|
4
|
Setiap
ahli tanpa mengira pangkat diberikan kebebasan bersuara dan bersama membuat
keputusan
|
|
|
5
|
Ketua
menunjukkan sifat keakraban antara majikan dan pekerja
|
|
|
6
|
Berlaku
perubahan positif dalam syarikat
|
|
|
LESSAIZ-FAIRE
|
7
|
Pekerja
diberikan hak sepenuhnya untuk membuat keputusan
|
|
|
8
|
Saya
menyukai cara ini
|
|
|
9
|
Kami
memberi perubahan besar dalam syarikat
|
|
|
KONTINGENSI
|
10
|
Pemimpin
membuat keputusan mengikut situasi
|
|
|
12
|
Keputusan
yang dibuat sentiasa memenuhi/dapat menyelesaikan masalah
|
|
|
13
|
Berlaku
perubahan yang positif
|
|
|
Jadual 8: menunjukkan soalan soal
selidik yang diberikan kepada pekerja
Rajah
4 : Gaya Kepimpinan Majlis Daerah Lipis
Daripada
analisis yang telah dilakukan, Rajah 1 jelas menunjukkan bahawa gaya kepimpinan
demokratik mendapat maklum balas yang tertinggi daripada pekerja-pekerjanya
iaitu sebanyak 60% iaitu seramai 12 orang responden bersetuju. Manakala gaya
kepimpinan Kontingensi mencatat maklum balas sebanyak 30% iaitu seramai 6 orang
responden bersetuju dan gaya kepimpinan autokratik dan Lassaiz Faire,
masing-masing mencatat maklum balas daripada responden sebanyak 5% iaitu satu
orang bersetuju.
Kebaikan
mengamalkan gaya kepimpinan demokratik dalam pengurusan organisasi ialah
pengurus atasan dan pekerja dapat bekerjasama untuk membuat satu keputusan yang
terbaik. Hal ini akan mengurangkan perasaan tidak puas hati dalam kalangan
pekerja di samping dapat meningkatkan kreativiti dan prosuktiviti pekerja. Contohnya
organisasi Majlis Daerah Lipis, mengamalkan pengurusan 5 ‘S’ yang mempunyai 5
patah perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso Seiketsu, dan Shitsuke yang
membawa maksud sisih, susun, sapu, seragam, dan sentiasa amal. Konsep 5 ‘S’
adalah untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti mengutamakan
kebersihan, keselamatan, kecekapan, keceriaan dan kepuasan pelanggan. Melalui
program persekitaran berkualiti, pengurus atasan memberi kebebasan kepada
setiap pekerja menyumbangkan idea melalui teknik sumbang saran yang diadakan
dalam mesyuarat bulanan dan kreativiti ke arah penambahbaikan berterusan
terhadap tempat kerja masing-masing. Hal ini akan mewujudkan kerjasama antara
pekerja dengan pengurus atasan dalam mebuat keputusan yang terbaik dalam
organisasi agar objektif utama Majlis Daerah Lipis iatu mempertingkatkan
kebersihan, keindahan dan pencahayaan disamping memastikan pemabangunan
terkawal dan terancang dapat dicapai oleh organisasi.
6.0 KESIMPULAN
Pengorganisasian
telah memberi banyak kebaikan kepada organisasi Majlis Daerah Lipis. Antaranya
ialah organisasi dapat mengagihkan sumber-sumber dengan cekap mengikut
keperluan setiap jabatan, membolehkan organisasi membuat penyelarasan antara
bahagian dalam setiap jabatan memandangkan setiap jabatan mempunyai objektif
yang berlainan antara jabatan yang lain. Seterusnya, organisasi dapat
menetapkan bidang tugas setip pekerja Majlis Daerah Lipis dengan jelas dan
terperinci. Selain itu, organisasi juga dapat mewujudkan rantaian arahan
daripada pengurus atasan dengan bawahan dan dapat menghuraikan kedudukan setiap
pekerja dalam organisasi dengan jelas, supaya tidak berlaku pertindahan tugas
antara pekerja-pekerja yang lain.
Daripada
kajian yang dilakukan terhadap sistem pengorganisasian dan gaya kepimpinan
Majlis Daerah Lipis didapati bahawa organisasi Majlis Daerah Lipis menggunakan
carta organisasi jenis fungsian. Hal ini dibuktikan wujudnya jangkaun kawalan
sederhana yang digunakan oleh organisasi ini. Manakala proses pengorganisasian
dilakukan bagi mencapai objektif utamanya iaitu mempertingkatkan kebersihan,
keindahan dan pencahayaan disamping memastikan pembangunan terkawal dan
terancang.
Manakala
konsep pengorganisasian pula, sebanyak 7 konsep yang digunakan oleh organisasi
Majlis Daerah Lipis. Antaranya ialah autoriti lini, autoriti staf, rantaian
arahan, jangkaun kawalan sempit, tanggungjawab, pemencaran autoriti dan
penugasan autoriti. Seterusnya, gaya kepimpinan yang diamalkan oleh pengurus
atasan organisasi Majlis Daerah Lipis ialah gaya kepimpinan demokratik. Hal ini
disokong majoriti oleh pekerja-pekerjanya melalui borang soal selidik yang
diedarkan kepada pekerjanya. Seterusnya, jenis kepimpinan yang diamalkan oleh
pengurus atasan organisasi ialah jenis kepimpinan berwawasan. Hal ini
dibuktikan melalui pemerhatian yang dijalankan oleh pengkaji semasa sesi temu
bual yang dilakukan.
Dalam
melakukan kajian ini, terdapat beberapa cadangan bagi meningkatkan
kecemerlangan organisasi yang dikaji. Antaranya ialah meningkatkan keberkesanan
sistem penyampaian perkhidmatan agar pelanggan dapat menerima maklumat dengan
betul dan tepat. Selain tu, pekerja-pekerja Majlis Daerah Lipis hendaklah
meningkatkan penggunaan ICT dengan lebih berkesan bagi meningkatkan
produktiviti di samping mempercepatkan urusan dengan pelanggan. Seterusnya ,
memberi perkhidmatan yang terbaik kepada orang ramai dari segi kemudahan
infrastruktur, perkhidmatan melalui aktiviti kemasyarakatan serta kebudayaan
bagi meningkatkan hubungan organisasi dengan penduduk Daerah Lipis di samping
memberi keselesaan kepada penduduk.
Bagi
memudahkan kajian pada masa akan datang. Terdapat beberapa cadangan perlu
diberikan perhatian. Antaranya masa kajian hendaklah dipanjangkan agar pengkaji
dapat mempunyai masa yang mencukupi untuk menguasai operasi sesebuah organisasi
dengan lebih teliti. Selain itu dengan adanya kumpulan untuk melakukan kajian
membolehkan pengkaji berkongsi kereta untuk pergi ke lokasi kajian bagi
menjimatkan kos pengangkutan.
Kesimpulannya,
reka bentuk yang diamalkan oleh organisasi Majlis Daerah Lipis adalah reka
bentuk jenis fungsian yang dilihat melalui carta organisasi Majlis Daerah
Lipis, manakala gaya kepimpinan yang diamalkan oleh pengurus atasan Majlis
Daerah Lipis adalah gaya kepimpinan demokratik yang memberi peluang kepada
mana-mana pekerja menyumbangkan idea yang pelbagai melalui mesyuarat yang
dijalankan tanpa mengira kedudukan dan pangkat dalam organisasi.
7.0 RUJUKAN
Internet
Temu Bual
Wawancara
antara pengakaji dengan pengurus atasan Majlis Daerah Lipis iaitu Tuan Mohd
Pauzi Bin Abu Hussain, AMP, 49 tahun, selaku setiausaha dalam organisasi Majlis
Daerah Lipis yang diadakan pada 27 jun 2013 pada jam 3 petang di perkarangan
pejabat Majlis Daerah Lipis.
Buku
- Mokhtar
Pet dan Rafidah Manap 2012. Pengajian perniagaan teks STPM penggal 2. Muka
surat 50 - 85. Terbitan pertama. Selangor Darul Ehsan. Oxford Fajar
Sdn.Bhd.
- Aini
Hayati Mohamed, Pengajian perniagaan teks STPM penggal 2. Muka surat 33 –
52. Terbitan Pearson Malaysia Sdn Bhd.
Majalah
1. Mustafa
Dakian. Formula Terbaik Memajukan Industri Peruncitan dalam Dewan Ekonomi, hlm
21, Disember 2010, Dewan Bahasa dan Pustaka.
Kamus
- Kamus
Besar, Bahasa Melayu Utusan : susunan Haji Zainal Abidin Safarwan. Cetakan
Utusan Publication & Distributors Sdn Bhd
8.0
LAMPIRAN
Soalan
Temu Bual
1. Perkhidmatan
apakah yang dijalankan oleh Majlis Daerah Lipis ?
2. Berapakah
bilangan staf yang bekerja dalam Majlis Daerah Lipis ?
3. Bagaimanakah
cara pengambilan pekerja dilakukan ?
4. Apakah
syarat-syarat yang perlu dipenuhi oleh seseorang yang ingin bekerja di Majlis
Daerah Lipis ?
5. Berapa
kalikah pengambilan pekerja dalam setahun ?
6. Pada
pendapat tuan, apakah kepentingan pengorganisasian kepada organisasi Majlis
Daerah Lipis ?
7. Adakah
agihan tugas / tanggungjawab dilakukan dalam organisasi Majlis Daerah Lipis ?
8. Apakah
objekif utama Majlis Daerah Lipis ?
9. Apakah
aktiviti-aktiviti yang perlu dikenalpasti bagi mencapai objektif yang telah
ditetapkan ?
10. Bagaimanakah
pengelasan aktiviti-aktiviti dilakukan ?
11. Bagaimanakah
pengabungan aktiviti dan tugas dilaukan ?
12. Bagaimanakah
tugas diagihkan ? adakah berdasarkan kebolehan dan kepakaran yang terdapat
dalam diri pekerja ?
13. Bagaimanakah
cara pemberian autoriti dan tanggujawab dilakukan ?
14. Adakah
organisasi Majlis Daerah Lipis mendapat pengiktirafan kualiti ?
Borang Soal Selidik
SMK CLIFFORD, 27200 KUALA LIPIS,
PAHANG.
TAJUK KAJIAN: PENGORGANISASIAN
DAN GAYA KEPIMPINAN MAJLIS
DAERAH LIPIS.
Kepada responden yang dihormati,
Soal selidik ini direka bentuk
khusus untuk mengkaji sistem pengorganisasian dan gaya kepimpinan di Majlis
Daerah Lipis. Maklumat yang diberikan akan dapat membantu kami memahami dengan
lebih baik berkaitan sistem pengorganisasian dan gaya kepimpinan di Majlis
Daerah Lipis. Sila jawab semua soalan yang dikemukakan secara terang dan jujur.
Respon yang anda berikan akan
disimpan kerahsiaannya dan hanya bertujuan untuk kajian ilmiah semata-mata.
Bahagian A: Demografi
Arahan: Sila tandakan (√) dan nyatakan
jawapan anda di ruangan yang disediakan.
Umur: _____ tahun
Jantina:
Lelaki Perempuan
Bangsa: Melayu Cina India Lain-lain
Taraf
pendidikan: SPM STPM Diploma Ijazah
Lain-lain Sila nyatakan:
_____________________________
Jawatan:
_____________________________________________
Tempoh berkhidmat (sehingga sekarang):
__________________________
Bahagian B
Arahan: Sila nyatakan jawapan
berdasarkan pengalaman kerja anda. (Sila sertakan nama dan jawatan bagi jawapan
anda).
1. Siapakah yang menjawat
jawatan yang tertinggi dalam organisasi MDL?
________________________________________________________________________
2. Siapakah yang berkuasa
memberi bonus atau ganjaran kepada pekerja yang menunjukkan peningkatan
prestasi?
________________________________________________________________________
3. Siapakah yang paling
berpengaruh di MDL?
________________________________________________________________________
4. Siapakah yang sering menjadi
tempat rujukan kepada pekerja-pekerja bawahan?
________________________________________________________________________
5. Siapakah yang sering
mendengar masalah pekerja dan mendorong pekerja untuk meningkatkan prestasi
kerja mereka?
________________________________________________________________________
6. Siapakah yang mempunyai
kepakaran, ilmu dan kemahiran yang tidak dimiliki oleh staf lain?
________________________________________________________________________
Borang soal selidik
tentang konsep-konsep pengorganisasian
BORANG
SOAL SELIDIK
SMK CLIFFORD, 27200 KUALA LIPIS,
PAHANG.
TAJUK KAJIAN: PENGORGANISASIAN
DAN GAYA KEPIMPINAN MAJLIS
DAERAH LIPIS.
Kepada Tuan yang dihormati,
Soal selidik ini direka bentuk
khusus untuk mengkaji konsep yang digunakan oleh pihak Tuan di Majlis Daerah
Lipis. Maklumat yang diberikan akan dapat membantu kami memahami dengan lebih
baik berkaitan sistem pengorganisasian dan gaya kepimpinan di Majlis Daerah
Lipis. Kami berharap Tuan dapat menjawab semua soalan yang dikemukakan secara
terang dan jujur.
Respon yang Tuan berikan akan
disimpan kerahsiaannya dan hanya bertujuan untuk kajian ilmiah semata-mata.
BAHAGIAN A: Demografi
Arahan: Sila tandakan (√) dan
nyatakan jawapan di ruangan yang disediakan.
Umur: _____ tahun
Jantina:
Lelaki Perempuan
Bangsa: Melayu Cina India Lain-lain
Taraf
pendidikan: SPM STPM Diploma Ijazah
Lain-lain Sila nyatakan:
_____________________________
Jawatan:
_____________________________________________
Tempoh berkhidmat (sehingga sekarang):
__________________________
BAHAGIAN B
1. Adakah Tuan
memberi kuasa kepada seseorang pekerja dalam organisasi Majlis Daerah Lipis
untuk membuat sebarang keputusan dalam organisasi?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
2. Adakah
pengurus setiap bahagian bertanggungjawab untuk melaksanakan aktiviti utama
dalam organisasi? Contohnya, memberi kuasa untuk menasihat kepada pekerja
bawahan berdasarkan kepakaran dan pengkhususan yang dimiliki oleh pekerja
tersebut.
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
3. Adakah
tanggungjawab diberikan kepada setiap pekerja berdasarkan tugasnya agar dapat
menyiapkan kerjanya dengan jangka masa yang telah ditetapkan?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
4. Adakah Tuan
memberikan tanggungjawab kepada mana-mana staf dalam sesuatu perkara dan
seterusnya menanggung risiko sekiranya gagal?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
5. Adakah Tuan
memberikan ganjaran kepada staf Tuan jika mereka dapat melaksanakan
tanggungjawab masing-masing dengan efisien?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
6. Adakah hak
membuat keputusan ditumpukan kepada seorang individu sahaja dalam organisasi?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
7. Adakah hak
membuat keputusan diagihkan kepada individu yang berada dalam setiap jabatan?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
8. Adakah
pengagihan tanggungjawab daripada seorang ketua kepada pekerja bawahan
dilaksanakan bagi mengelakkan seseorang pekerja melakukan kerja yang terlalu
berat?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
9. Adakah Tuan
membuat penyerahan kuasa kepada pekerja dalam membuat keputusan?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
10. Adakah
tugas dan aktiviti penting perlu dilaksanakan secara langsung untuk mencapai
matlamat organisasi?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
11. Adakah
pembuatan keputusan disokong melalui aktiviti penting? Contohnya, melalui
nasihat dan cadangan.
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
12. Adakah
arahan berhubung secara langsung antara ketua dengan pekerja?
Ya Tidak
___________________________________________________________________________
Ribuan
terima kasih diucapkan kepada pihak Tuan kerana sudi meluangkan masa untuk
menjawab soalan-soalan yang dikemukakan dalam borang soal selidik ini. Jasa
baik Tuan amat kami hargai. Terima kasih.
